Înainte de a începe efectiv explicația, vreau doar să le zic celor care vor să facă toată procedura asta să vorbească cu un contabil dacă îi pot ajuta să treacă prin tot procesul, dacă vreți să meargă ceva mai repede. Cel puțin legat de partea cu ANAF.
De asemenea, experiența pe care o veți avea voi va putea fi un pic diferită față de ceea ce am pățit eu cu toată distracția cu semnătura electronică și cu înscrierea la ANAF. Așadar, iată cum trebuie rezolvat în 4 mari pași.
Cum să ai semnătură electronică și cont în spațiul privat virtual al ANAF
Cei cinci mari pași care trebuie urmați sunt următorii:
- Alege un provider de semnătură electronică și începe tot procesul
- Așteapta cu orele pentru validarea video a semnăturii electronice
- Încearcă să îți adaugi semnătura electronică pe documentul de confirmare de la ANAF si trimite la providerul de semnătură electronică să contrasemneze
- Completează formularul de la ANAF pentru crearea contului
- Dacă reușești să creezi contul la ANAF, leagă-l de un program de contabilitate
Evident, fiecare pas în parte vine cu problemele / soluțiile sale, dar le vom lua pe fiecare în parte și voi descrie experiența pe care am avut-o în ultimele 40 de zile (!!!) pentru a reuși să îmi creez într-un final semnatura electronică, să am cont în spațiul privat virtual al ANAF și să leg și serviciul de contabilitate să pot trimite direct de acolo facturile în formatul dorit către ANAF.
Haideți să pornim pe un drum plin de speranță că digitalizăm și totul merge fluent, pentru ca la final să nu știm pe cine să mai înjurăm pentru cât de prost sunt făcute anumite servicii de care ar trebuie să beneficiem.
Ah, de asemenea, claritatea nu e un lucru cu care institutile statului să fie obișnuiți, deci așteptați-vă ca de multe ori să dea lucruri cu virgulă.
Pasul 1: Alegerea providerului de semnătură electronică în România
Dacă vrei să îți faci o semnătură electronică în România, ai ceva opțiuni. Mai precis vreo 6, că nu am văzut să fie mai multe firme care să aibă siteuri cât de cât bine puse la punct încât să pot să faci tot procesul. Într-o listă scurtă, ar fi următoarele:
- Digisign
- CertSign
- Namiral
- Transsped
- Alfasign
- CertDigital
Am mai văzut si alte firme, dar siteurile lor nu sunt foarte bine puse la punct pentru un utilizator normal încât procesul să fie mai simplu. Așa că cele 6 siteuri descrise mai sus sunt printre cele de care veți da în tot procesul acesta.
Indiferent de providerul de semnatură electronică ales, costul pentru acest serviciu este undeva între 120 și 160 de lei pe an, în funcție de condiții. Nu e o avere, dar e un cost suplimentar de luat în seamă.
Eu am mers mai departe cu TransSped, pentru simplul motiv că aveau ceva ofertă dacă plăteam cu cardul băncii mele. (am plătit doar vreo 50 de lei pe an în loc de 125 lei). Mă aștept ca în anii următori să crească prețul pentru astfel de servicii.
Partea inițială de adăugare a datelor a mers destul de smooth, am primit mail repede și am reușit chiar să prind pe cineva pentru verificarea video în a doua zi de pornire a procesului. Dar despre asta, sunt mai mult de spus în cea de-a doua parte.
De menționat: pentru semnătura electronică ai 2 variante: cu token sau in cloud. Asta va conta destul de mult legat de timpii de aplicare ai semnăturii electronice, pentru tokenul trebuie să vină prin poștă pentru a putea fi aplicat. Iar din cloud trebuie să descarci un certificat cu program oferit de provider, cel mai probabil.
Pasul 2: Validarea semnăturii electronice
Dacă ai completat formularul și ai adaugat corect toate datele cerute, vei primi la un moment dat un mail cu linkul pentru validarea video. Trebuie să răspunzi la câteva întrebări de validare și să ai neapărat buletinul la tine.
De menționat: se poate face verificarea și la sediu cu programare, pentru toate firmele menționate mai sus. Problema e că mare partea au sediul în București. Iar eu sunt în Timișoara, deci na. Verificarea video a fost soluția optimă pentru mine.
Ei bine, aici a început prima distracție din tot procesul. Eu am primit linkul joi după-masa și nu am reușit să prind pe nimeni în cele 2 ore rămase până la terminarea programului, din păcate.
Iar de vineri până luni am fost tot pe drum. Cu toate acestea, am deschis linkul de pe telefon și m-am pus în așteptare. Cumva am reusit să prind loc, a trebuie să trag undeva pe dreapta să pot finaliza procesul, iar la final, când mi s-a spus că e totul ok, înainte să apuc să iau un “La Revedere” formal, s-a tăiat conexiunea. Am presupus totuși, fiindcă mi-a spus că voi primi un mail mai departe, că voi primi acel mail.
Trei zile mai târziu, nici un mail. Sunt la suport, stau o oră și ceva la telefon (am pornit apelul la plecarea din Petroșani, mi s-a răspuns undeva aproape de Ilia) ca să aflu că de fapt verificarea video nu a fost finalizată.
Am încercat 2 zile consecutiv să intru, nu mi-a mers de nici o culoare. Cumva cumva, am reușit să termin procesul după ce am intrat la 08:00 într-o zi de joi după Crăciun, am stat până la 08:35 de minute până când am reușit să trec prin toată confirmarea, cu laptopul în față și totul la îndemână.
Apoi am primit încă un mail în care mi se spunea că am certificatul validat și că pot semna documente cu el. Ei bine…… situația nu e chair așa de simplă cum pare.
Pasul 3: Documentul de confirmare pentru ANAF și diversele probleme tehnice
Surprinzător, cu asta mi-am frecat nervii câteva zile bune. De ce, vă întrebați ? Ei bine…..
3.1: Semnătura electronică în cloud nu e compatibilă cu sistemul de operare de la Apple
Am încercat să aplic semnătura electronică pe Macbook. Ei bine, cei de la TransSped au un avantaj, pentru că poți semna cu certificatul lor la ei în cloud. Funcționa ok, am zis că e totul în regulă. Până când mi-am dat seama că poți semna documente (gen facturi), dar nu poți aplica semnătura ta electronică pe minunatul document de confirmare de la ANAF.
M-am uitat la toate ghidurile de implementare, dar pentru Macbook poți folosi semnătura electronică doar dacă adaugi modulul lor și ai token. Dacă ai semnătură în cloud, ghinion. Nu poți folosi pe Macbook. Și implicit nu poți semna nici documentul de la ANAF, pentru că nu poți crea un Digital ID pe Macbook. Încă. Trag speranța ca într-un viitor nu foarte îndepărtat să avem și funcția asta.
3.2: Documentul de la ANAF merge semnat doar dacă ai Adobe pe 64 biti și Windows
Tehnic, merge semnat dacă ai semnătură electronică și reușești să introduci certificatul în sistem. Practic însă, am încercat pe 3 sisteme diferite cu Windows, de la Windows 7 la Windows 11, sisteme pe 32 și 64 de biti, chiar dacă pe toate îmi vedea ok semnătura ok în sistem, nu reușeam să instalez Adobe pe 64 de biți ca să pot semna, motiv pentru care primeam această eroare la semnare:
Windows Cryptographic Service provider reported an error: Key does not exist. Error code: 2148073485
Ei bine, pe toate aceste sisteme era deja instalată ultima versiune de Adobe și chiar dacă aveam sistemul pe 64 de biti, pentru că aveau deja istoric cu alte versiuni, citea versiunea de 32 de biti chiar si la reinstalare. Probabil că ar fi trebuie să șters fișiere din Local si LocalData și ceva regiștrii ca să pot să fac totul să meargă, cumva, dar mă gândesc că oamenii care au problema asta nu prea știu ce înseamnă asta și doar vor să aibă o semnătură electronică, așa că merg la soluția pe care am ales-o până la urmă.
Adică să instalez un Windows 11 de la 0 și să pun pe el doar ce mi s-ar cerut, adică versiunea de .NET Framework, EasySign (programul folosit pentru a importa semnătura în sistemul de la Windows) și Adobe Reader. Și după ce am făcut tot instalul curat (eu l-am băgat ca virtual machine pe Macbook, voi puteți să îl faceți pe un sistem chel de la 0), până la urmă am reușit să semnez documentul și să îl trimit mai departe la TransSped.
Semnătura a venit într-o zi, deci aici s-au mișcat repede, ținând cont că la tichete, mailuri și telefoane nu răspundeau de câteva zile. Iar asta pare a fi o problema mare pentru cei 6 mari provideri, pentru că nu fac față la numărul de cereri pentru semnătură electronică. Iar din comentariile de pe facebook pe care le aveau (sunt sigur că le pot șterge dacă vor, dar na), oamenii sunt nemulțumiți de timpii mari de așteptare pentru orice parte a acestui proces).
În fine, zic bine, fericit, am tot ce trebuie, documentul semnat, să mă duc la ANAF pe site la Persoane Juridice și să mă înregistrez pe baza certificatului…
Pasul 4: Formularul de la ANAF pentru SPV și validarea acestuia
Pe 11 Ianuarie am reușit într-un final am toate documentele încât să mă înscriu aici cu datele mele și ale firmei.
Completez formularul, iar toți pașii la rând și adaug tot ce trebuie până ajung la documentele justificative, unde nu e deloc clar de trebuie să adaug. Adică voi ce credeți că trebuie adăugat, citind asta?
În fine, decid până la urmă să adaug, citind online, actul constitutiv, in format .doc, .pdf, simple și semnate electronic de mine (că mna, semnătură am și merge), deci 4 bucăți.
Din ce am citit eu în imaginea de mai sus, se spune că ai nevoie de un document care să ateste calitatea de reprezentant legal, iar acel document este actul constitutiv, unde se văd clar datele administratorului, calitatea acestuia și datele care se pot verifica din formular.
Am verificat și documentația lor oficială
Vine mail în următoarea zi: Cerere refuzata lipsa C.I.
Am zis, pana mea, oi fi fost eu bolund și nu am citit bine, hai să adaug și o copie după cartea mea de identitate în arhiva zip și să o mai trimit o dată. Asta a fost vineri, pe 12 Ianuarie 2024, deci mă așteptam abia pe luni să vină înapoi statusul cu totul realizat.
Astăzi, 15 Ianuarie, când am început să scriu acest articol, primesc un alt mail: Cerere refuzata lipsa act constitutiv. Am zis că îmi pușcă o venă când am citit mailul. Au efectiv 4 documente cu actul constitutiv din care puteau să aleagă, cineva a ales violență.
Am stat la telefon două ore jumăte la numărul public de la ANAF, nici un răspuns. Am hotărât să sun totuși la Administrația locală de care țin și să încerc poate să aflu mai multe informații acolo. Până la urmă am reușit să vorbesc cu cineva, o doamnă care a fost foarte de treabă și m-a lămurit măcar cu câteva aspecte legate de e-factura și semnătura electronică, ceea ce a fost totuși de ajutor.
Din discuție, am aflat următoarele:
- În documentul de înregistrare în SPV pentru persoane juridice, acolo unde se cer documentele justificative, aveți nevoie de actul constitutiv, copie dupa buletin, copie după CUI.
- Dacă aveți PFA și aveați deja un cont la ANAF în care depuneați declarația unică, ei bine, mai trebuie să completați o cerere ca și pentru persoane juridice și trebuie să adăugați CUI-ul de PFA. Și evident, adăugați toate documentele care să arate că sunteți cine sunteți. Adică CUI al PFA, buletin și un document care ateste statutul firmei. Eu vă recomand să puneți și rezoluția de inființare și certificatul constatator, doar ca să fiți siguri că e sunt ok.
Așa că am adăugat iar toate documentele într-o arhiva, am trimis și am mai așteptat o zi.
A doua zi, după ce am adăugat toate documentele prezentate în primul punct, am primit și validarea pentru SPV, într-un final. Ceea ce este absolut minunat.
Am zis că încerc să leg programul de generare al facturilor de SPV, dar ce să vezi, aceeși eroare. Încerc să mă loghez la ANAF cu certificat, și primesc următoarea eroare
Certificatul nu a fost prezentat. Va rugam sa va asigurati ca certificatul digital poate fi citit de pe token prin intermediul browser-ului
Certificatul mi-l vede, e valid, semnătura este băgată în sistem, nu știu exact de ce nu vrea să meargă. Ia și caută pe internet să vedem care ar putea fi problema.
Prima soluție: să îi dau Run As Administrator la browser, în cazul de față Edge. Fac asta, restartez browserul, aceeași problemă.
A doua soluție: să încerc cu alte browsere și să dezactivez firewall / antivirus. Am dezactivat firewall peste tot, antivirus nu am pe un sistem așa nou. Din nou, desi vedea certificatul, nu mă lasă să mă loghez. Mi-a funcționat oricum doar pe Edge și Chrome, pe Firefox nu îmi vedea semnătura.
A treia soluție: șters cookie & all shabang de pe browser. Am șters tot istoricul din browser, am repornit browser, aceeași problemă
A patra soluție: văzut problema similară pe un subforum de la softpedia, făcut cont și comentat. Și câteva ore mai târziu am primit un răspuns: contul de obicei durează 24 de ore până să fie activat. Așa că am așteptat până după prânz și am verificat.
A cincea soluție: pus Edge în Internet Explorer mode. Aparent pentru unii oameni a mers așa. La mine încă nu a funcționat.
Ce am făcut până la urmă a fost să mă loghez pe un alt laptop cu Windows 11 instalat și să testez acolo. Iar pe celălalt laptop a mers. Pe laptopul meu, deși am aceași configurație de Windows 11, softurile necesare sunt în aceeși versiune, nu merge.
Pentru cei care ajung la acest pas, recomand să testați ce am testat și eu mai sus și vedeți ce merge. Inclusiv testatul pe un alt laptop. Măcar să vă puteți conecta să trimiteți facturile. Că pentru acces în SPV…
Momentan asta este epopeea cu semnătura electronică, SPV și integrarea tuturor încât să puteți emite facturi legal. Sunt sigur că vor mai apărea probleme în timp și vor mai fi mențiuni în acest articol pe măsură ce mai dau de aceste probleme.
Până atunci, dacă dorești, lasă un comentariu aici cu alte probleme descoperite în tot acest proces sau cu experiența pe care ai avut-o tu ca și contribuabil în tot acest proces. Măcar să mai ajutăm și pe alți oameni care au nevoie.
